Nieuw facilitair recept voor vleesvervangerproducent Vivera

Het ruikt er naar gebakken vlees, maar koeien of varkens komen er bij Vivera niet aan de pas. Het bedrijf in Holten is al sinds 1990 actief in de productie van vleesvervangers. In de afgelopen jaren groeide het bedrijf explosief. In 2021 passeerde de omzet de 100 miljoen euro. Van 100 medewerkers in 2018 ging Vivera naar 350 nu. De facilitaire organisatie hield echter geen gelijke tred met die explosieve groei, constateerde HR manager Laura Moolenbeek. Aan Facilicom Solutions de vraag om Vivera facilitair door te lichten.

‘Door de groei van de afgelopen jaren kwam er een vraag naar boven over de facilitaire dienstverlening: hoe kunnen we die nu beter organiseren? Meerdere medewerkers hebben er een taak bijgenomen, met het idee van ‘dat pak ik wel even op’. Daardoor was de facilitaire organisatie heel erg versnipperd. Een simpele vraag beantwoorden kon wel over zes, zeven schijven lopen. Dat moest efficiënter’, zegt Laura.

De taken waren verdeeld over onder meer een operationeel manager van de fabriek, een kwaliteitsmanager, een inkoopmanager en Laura als HR manager (‘het was werk dat niet bij mij paste, niet qua tijd en niet qua expertise’). Het zwaartepunt van de facilitaire dienst lag bij de schoonmaak in eigen beheer van de kantine, de kantoren en het sanitair. Voor de productieruimtes werkt Vivera samen met Kleentec, specialist in de foodsector.

Facilitaire scan

Via een contact uit haar eigen netwerk komt Laura bij Facilicom Solutions uit. Directeur Ludwig Holzapfel en projectmanager Jordi Loogman voeren een facilitaire scan uit over de dienstverlening. Hun bevindingen: ‘Het liep allemaal wel, maar er zat onvoldoende professionaliteit achter en er zat weinig regie op. De afstemming was wat onduidelijk: wie doet wat? Er was geen zicht op de facilitaire scope.’ Aan de hand van de NEN-normen en marktconforme gegevens rolt er een advies uit om de facilitaire organisatie toekomstbestendig in te richten.

Bevestiging

Kwamen er verrassende zaken naar buiten? ‘Nee’, is het eerlijke antwoord van Laura, ‘het was een bevestiging van wat we al vermoedden, maar het is wel prettig dat wat iedereen al denkt nu in één document staat. Dan kun je het vervolgens concreet gaan maken.’

Die concretisering betekent de entree van interim facility manager Martijn Haers, ook van Facilicom Solutions. Zijn primaire taak is echter niet de implementatie van het advies. Die vervolgstap stagneert doordat Vivera wordt overgenomen door de Braziliaanse vleesverwerker JBS en de aandacht tijdelijk verschuift. Door de groei van het kantoorpersoneel is het bedrijf bovendien genoodzaakt er een kantoorverdieping in Deventer bij te huren.

Eén aanspreekpunt

Laura: ‘Het was een goede bijkomstigheid dat we iemand beschikbaar hadden om het kantoor in te richten en operationeel te maken. Met Martijn hadden we één aanspreekpunt en waren we snel up and running.’

Dringend advies aan Facilicom Solutions was om de noodzakelijke aanpassingen door te voeren zonder kostenverhogingen. Ludwig: ‘We hebben inzichtelijk gemaakt wat nu eigenlijk de verborgen kosten over alle facilitaire gebieden heen waren. Daaruit bleek dat er veel meer geld naar de facilitaire dienstverlening ging dan überhaupt werd gedacht. Dan kom je op een heel ander financieel plaatje uit. Ook hebben we gekeken of het efficiënt was om meer uit te besteden en daar een advies in gegeven.’ Een advies dat is opgevolgd is het aanstellen van een facilitair coördinator vanuit Facilicom Group. Wordt verder vervolgd, zegt Laura: ‘Gelet op de wereld waarin we nu leven heeft facilitair bij ons niet echt een topprioriteit. We optimaliseren stap voor stap.’