Effectief en efficiënt functioneren van je bedrijfsprocessen is ondenkbaar zonder moderne software. Om up-to-date te blijven is het vernieuwen en vervangen van je software essentieel. De ‘harde’ implementatie van nieuwe software vereist expertise van IT-implementatie-specialisten. Maar het is ook van cruciaal belang voldoende aandacht te hebben voor de ‘zachte implementatie’: de veranderingen die vernieuwing meebrengt voor de gebruikers van de software. De noodzaak van goede begeleiding op gebruikersniveau wordt echter vaak onderschat.
Is besloten om geheel nieuwe software te kiezen? Dan kan een van onze implementatiemanagers in het voortraject het keuzeproces begeleiden. Is de keuze gemaakt, dan wil je na de installatie en ingebruikname van nieuwe software zo snel mogelijk de voordelen ervan benutten. Dat vereist een zorgvuldige begeleiding van de medewerkers die ermee gaan werken, zodat zij in korte tijd vertrouwd raken met de veranderingen. Facilicom Solutions levert zowel voor de voorbereidings- als de implementatiefase deskundige en ervaren IT-implementatie- en verandermanagers.
Wat moet een systeem kunnen en opleveren?
Wellicht heb je al een keuze gemaakt voor een bepaald softwarepakket. Of je zit in een traject dat eraan voorafgaat en heb je enkel gedefinieerd wat de nieuwe software op hoofdlijnen moet presteren. In dat geval gaat de implementatiemanager samen met jou als opdrachtgever, de gebruikers en andere betrokkenen bepalen wat een systeem precies moet kunnen en welke voordelen de vernieuwing moet opleveren. Wij kunnen dit proces goed ondersteunen, mede door onze ervaring met verschillende softwarepakketten.
Inventarisatie
We maken op basis van de wensen en behoeften een complete inventarisatie van alle facetten die een rol spelen. Met als uitgangspunt dat de (benodigde) software een tool is om de gewenste optimalisatie te realiseren en niet de oplossing. Om de optimalisatie te realiseren, kijken we naar de scope, het gewenste resultaat en de implicaties van de veranderingen voor alle stakeholders. Wat we verder meenemen in onze inventarisatie zijn: het IT-landschap binnen de organisatie, de risico’s en de business case.
Draagvlak en duidelijkheid creëren
De medewerkers van je organisatie willen weten wat er allemaal gaat veranderen bij de invoering van nieuwe software. Om draagvlak en duidelijkheid te creëren, betrek je medewerkers in het verandertraject. Zodat ze het nut van verandering inzien, weten hoe het systeem ze hierbij kan helpen en wat het hen oplevert. Tijdens deze fase is het van belang om duidelijk te zijn over hun inbreng: wat staat vast en waar mogen ze invloed op uitoefenen. En als er zaken vaststaan: wat kan er wel ingericht of aangepast worden op basis van hun inzichten (ervaringen) en wensen.
Samenwerking met softwareleverancier
Het installeren en aanpassen van de software op je IT-infrastructuur vindt plaats in samenwerking met de softwareleverancier of technische partner. Er wordt dan bekeken of er ruimte is om, op verzoek, nog functionele wensen toe te voegen. Als dat mogelijk is, sluit de software nog beter aan bij je organisatie. De implementatiemanager kan dit proces ondersteunen door aansturing van de leverancier of technische partner. Wij nemen graag de verantwoordelijkheid voor het gehele traject en zien erop toe dat de leverancier of technische partner op de afgesproken datum oplevert binnen het afgesproken budget.
Nadat een systeem is geïnstalleerd en ingericht, breekt te testfase aan. Er moet worden getest of het systeem werkt zoals van tevoren is afgesproken. Dat doen we samen met de gebruikers. Vooraf hebben we samen al fictieve cases opgesteld die we nu samen doornemen. Deze cases of testscripts maken inzichtelijk welke informatie een gebruiker moet invoeren. En wat hier vervolgens mee gebeurt. De implementatiemanager begeleidt dit traject: van het opstellen van cases, tot het begeleiden van de sessies, waarin gebruikers het nieuwe systeem testen en suggesties doen voor het herstellen van eventuele onvolkomenheden.
Een nieuw systeem vereist meestal een andere manier van werken. Je moet als gebruiker weten wat dit voor je betekent, bijvoorbeeld voor het invoeren en terugvinden van informatie. Als bedrijf wil je dat alle gebruikers hier op een uniforme manier mee omgaan. En alle betrokken afdelingen/werkprocessen mogen er geen hinder van ondervinden. Ook bespreken we de autorisatieniveaus van gebruikers. Alle werkinstructies en beschrijvingen van aangepaste processen stellen we in begrijpelijke taal op en lichten we helder toe aan alle gebruikers.
Om medewerkers/gebruikers bekend te maken met de nieuwe werkinstructies en processen, is een passende opleiding en begeleiding vereist. Wij kunnen allerlei soorten en op maat gemaakte trainingen verzorgen. Ook in de eerste weken nadat een systeem 'live' is gegaan, is ondersteuning van gebruikers van belang. De implementatiemanager of een gespecialiseerde trainer verzorgt deze begeleiding.
Ook een systeem dat al enige tijd in gebruik is, vraagt aandacht in de vorm van onderhoud en functioneel beheer. In de regel is de applicatiebeheerder verantwoordelijk voor implementaties van updates en het toepassen van verbetervoorstellen door gebruikers. Wij kunnen hier ook een rol in spelen, waarbij de implementatiemanager zorgt voor het overdragen van deze taken aan de applicatiebeheerder en toeziet op de vastlegging van activiteiten.
Goed opgeleide en ervaren implementatiemanagers
Onze implementatiemanagers hebben ervaring met projectmethodieken zoals Prince2, Agile en Lean. Naast brede IT-kennis en ervaring, beschikken zij ook over know-how op het gebied van bedrijfsvoering, facilitaire dienstverlening en verandermanagement. Verder zijn zij geselecteerd op een ondernemende, klant- en resultaatgerichte instelling. Zij hebben ruime ervaring opgedaan bij uiteenlopende opdrachtgevers. Hun kennis houden ze up-to-date met trainingen en opleidingen. Dat zij met deze kwaliteiten goed zijn toegerust voor hun werk, bevestigt het klanttevredenheidscijfer. Onze - zeer tevreden - opdrachtgevers beoordelen onze dienstverlening met een 8,5 als gemiddeld rapportcijfer.
Meer weten over implementatiemanagement van Facilicom Solutions?
De ‘zachte’ implementatie door een externe specialist is geen luxe, maar zorgt voor daadwerkelijke realisatie van de gewenste effecten van de nieuwe software. Bij Facilicom Solutions hebben we die IT-implementatie- en verandermanagers. Specialisten die snel inzicht en overzicht creëren, kennis hebben van IT en weten hoe ze dit in het belang van jouw organisatie gaan realiseren. Zet de stap naar een succesvolle implementatie met hulp van Facilicom Solutions.