Goede match gemeente Delft en Facilicom Solutions

‘Altijd verfrissend als iemand van buiten het team komt versterken’

Voor een middelgrote gemeente – 100.000 inwoners – is het team Facilitaire Zaken in Delft niet overdreven bezet: vier adviseurs. Omdat door tijdsgebrek niet alle projecten opgepakt kunnen worden, was er behoefte aan tijdelijke ondersteuning. Namens Facilicom Solutions komt Jordi Loogman het team versterken. Op zijn eerste werkdag waren er door omstandigheden nog maar twee adviseurs over. ‘Ja, er liepen aardig wat uitdagingen. Maar die heeft Jordi goed opgepakt’, constateert Remco der Kinderen, senior facilitair adviseur van gemeente Delft. Een dubbelinterview.

De gemeente heeft een prominente locatie in de stad: aan de rand van het nieuwbouwproject Nieuw Delft, de vroegere Spoorzone. Zo’n duizend medewerkers (inclusief de variabele schil) zijn actief op onder andere het stadskantoor. Op facilitair gebied heeft Delft gekozen voor het regiemodel, met partners voor onder meer schoonmaak, groenvoorziening en catering. ‘Maar we hadden meer werk dan we aankonden. Daarom waren we op zoek naar externe ondersteuning. We hadden wel een aantal specifieke projecten benoemd, maar ondertussen is er een hoop gebeurd’, verwijst Remco der Kinderen naar de personele veranderingen bij Facilitaire Zaken.

Door omstandigheden liep de druk op het voorheen vierkoppige adviseursteam fors op. En als Jordi Loogman zich op zijn eerste werkdag meldt in Delft, kondigt ook nog eens een collega-adviseur haar vertrek aan. De consequentie is dat Jordi de projecten laat voor wat ze zijn en als interim-adviseur aan de slag gaat. ‘Hij kreeg als opdracht mee om alle soft service contracten over te nemen. Operationele FM-activiteiten en –middelen aansturen, facilitaire contracten beheren, contracten- en leveranciersmanagement voeren en projecten draaien. Ik moet Jordi meegeven: hij heeft zich het werkterrein in korte tijd eigen gemaakt. Hij wilde de organisatie heel snel leren kennen. En hij paste goed in het team.’

Toegevoegde waarde

Met acht jaar ervaring binnen Facilicom Solutions is het een project dat Jordi perfect past. Hij is bovendien een manager met een voorkeur voor meer maatschappelijk georiënteerde opdrachten. ‘Ik heb voor mezelf het gevoel dat ik daar de meeste toegevoegde waarde kan leveren’, zegt hij zelf. Het maakt ook dat hij relatief makkelijk weet om te gaan met de mogelijkheden en beperkingen van het werken voor een gemeentelijke organisatie.

‘Een gemeente is op zich al een complexe organisatie. En je werkt in een politieke omgeving. Als je iets doet, houd je er altijd rekening mee dat je werkt met gemeenschapsgeld. Je hebt te maken met regels die je niet in een commerciële organisatie tegenkomt. Je hebt ook een andere opdrachtgever/opdrachtnemer-relatie. Als facilitair adviseur geef je advies, maar dit leidt in de praktijk niet altijd tot een verandering. Je moet politiek-sensitief te werk gaan.’

Vier contractverlengingen

De match tussen gemeente Delft en Facilicom Solutions heeft echter goed uitgepakt, constateert Remco. Vier contractverlengingen later opereert Jordi nog voor de gemeente Delft, zij het in een iets andere rol: het coördineren van vluchtelingenopvang. ‘Zijn werkwijze en wat hij voor ons deed bevielen goed. En omdat er in die tijd één collega is weggegaan, hadden we nog steeds ondersteuning nodig. Jordi heeft de nieuwe collega alweer ingewerkt. Ik vind het ook altijd verfrissend als iemand van buiten het team komt versterken. Een externe adviseur is het niet gewend om in hetzelfde cirkeltje te blijven rondlopen. Die verwondert zich eerder over zaken dan mensen die hier al langer rondlopen. Wat Jordi deed heeft hij met onvermoeibare energie opgepakt. Ik denk dat het voor hem ook een leerzame tijd is. Hij heeft ook zwaardere taken naar zich toe getrokken.’

Cellen voor videobellen aanschaffen

Jordi geeft een voorbeeld: de aanschaf van speciale cellen voor videobellen. ‘Dat is een project waar iedereen binnen de gemeente wel wat van vindt. Die cellen komen in het zicht te staan. Iedereen gaat er gebruik van maken. En je realiseert er nooit genoeg. Heb je er tien, dan hadden het er twintig moeten zijn. Het is een uitdagend traject om te zorgen dat je de juiste bestelt, de juiste plek in het pand selecteert en iedereen erbij betrekt.’

Zijn ‘tussenrapport’ laat een royale voldoende zien. Lachend: ‘De collega’s van de gemeente zeiden: het lijkt wel of je hier al een heel lange tijd rondloopt. De zaken gaan door zoals ze altijd zijn doorgegaan. Dat beschouw ik dan maar als compliment.’

Afdeling meer uitdragen

Ook al ligt er nog een stevige workload om in te halen: Facilitaire Zaken durft weer vooruit te kijken. Remco: ‘Het is ook voor onze afdeling een lastige periode geweest na corona. We willen de afdeling nu meer gaan uitdragen. Zorgen dat je zichtbaar bent, dat je alles onder controle hebt. Het is goed dat medewerkers weten waar je mee bezig bent.’