Vernieuwd integraal contract Mediahuis Nederland

Als Mediahuis Nederland in april 2020 alle facilitaire diensten in een integraal contract onderbrengt, valt de keus op Facilicom Solutions. Jos Dirks is inmiddels 2,5 jaar verantwoordelijk als Klantmanager voor de hoofdlocatie aan de Basisweg, de drukkerij, de regiokantoren en de distributielocaties. Met de verandering van contract waait er een frisse bries door het complex, dat momenteel wordt verbouwd. Medewerkers ervaren zichtbare verbeteringen, opdrachtgever Erik Ernst is tevreden. En Jos zelf? ‘Mediahuis Nederland legt niet alleen alle verantwoordelijkheid bij Facilicom Solutions neer, maar ook bevoegdheden. En dat werkt heel fijn.’

Een opdrachtgever met prestige mag Mediahuis Nederland gerust worden genoemd. Bekend van het grootste landelijke dagblad, de Telegraaf, en ook uitgever van negen regionale bladen en tijdschriften als Autovisie en Privé en eigenaar van videokanaal Dumpert. Tot 2020 kent Mediahuis Nederland nog single service contracten voor haar facilitaire diensten. ‘Twee jaar geleden is de keuze gemaakt voor een hoge knip in de uitbesteding. Met een integraal contract kun je een hogere kwaliteit van je dienstverlening bewerkstelligen. Je hebt nog maar één single point of contact, wat efficiënter is. En je bent af van de facturenstroom voor alle afzonderlijke diensten’, zegt Jos.

De eerste maanden is het belangrijk om niet alleen met je directe opdrachtgever een constructieve en goede vertrouwensrelatie op te bouwen. De relatie met de pandgebruikers en andere stakeholders zoals de management assistentes is ook van groot belang, zorgen dat je zichtbaar bent, zodat ze je vanzelf weten te vinden. Als de gebruiker tevreden is met de dagelijkse dienstverlening werkt dit ook door in het vertrouwen van je opdrachtgever.’

Samenwerking initiëren

In twee jaar tijd heeft Jos namens Facilicom Solutions al een flinke stempel kunnen drukken op die operatie. De servicedesk, de telefonie en de receptie zijn in het eerste contractjaar samengevoegd. Dit jaar is deze samenwerking uitgebreid met de postkamer en catering. Jos: ‘Medewerkers van de postkamer waren gewend om de post naar de drukkerij aan de overkant te brengen. De schoonmakers liepen er toch al heen. Waarom zouden die de post niet mee kunnen nemen? Ook de dame van de receptie die hier al dertig jaar werkt heeft een breder takenpakket gekregen door de samenvoeging van diensten. Dat vindt ze heel leuk, ze is enthousiast. Het maakt haar dag afwisselender. En het is voor mij fijn als je mensen in het team hebt die meerdere taken kunnen doen.’

Basisopleiding schoonmaak

Voor de schoonmaak gingen alle medewerkers over naar Gom. Jos: ‘Sommigen werkten hier al twintig, dertig jaar. Maar zij hadden geen basisopleiding schoonmaak gevolgd. “Wat valt er voor ons nog te leren?”, was hun reactie. Nou, niet hoe je een tafel schoonmaakt. Maar wel hoe je dat bijvoorbeeld arbo-technisch goed doet. En dan is het leuk om achteraf te horen dat ook zij heel enthousiast waren.’

Ook andere vernieuwingen hebben haar aandacht. Van nieuwe pantry’s met andere koffieautomaten, Quooker kranen en gratis fruit tot meer groen in het gebouw. Sinds 1 juni van dit jaar is ook de afvalscheiding geïmplementeerd. ‘Je bent altijd op zoek naar vernieuwing of verbetering. En dat hoeft niet altijd veel geld te kosten, het kunnen ook kleine dingen met veel uitstraling zijn, zoals gratis fruit dat Mediahuis aan haar medewerkers aanbiedt.’

Verbouwing voor het hybride werken

Door de omvang van het contract is het een fulltime baan. ‘Ook omdat er heel veel projecten lopen. Het pand wordt verbouwd, we hebben net een halve verdieping opgeleverd. Enerzijds een stukje vernieuwing, maar ook om het gebouw klaar te maken voor het hybride werken. Er komen flexplekken en flexvlekken. Zo’n flexvlek is bijvoorbeeld de plek waar hr-medewerkers komen te zitten, die daar weer hun flexplekken hebben.’

Concrete cijfers over toegenomen medewerkerstevredenheid zijn niet voorhanden. Maar, zegt Jos, ‘sinds Facilicom Solutions twee jaar geleden is gekomen weet ik dat die tevredenheid goed is. Medewerkers zeggen blij te zijn met het facilitaire team. En ook de opdrachtgever is tevreden.’

Continu opzoek naar verbetering

Want het is vooral de relatie met portfoliomanager Erik Ernst van Mediahuis Nederland waardoor facilitair een boost heeft gekregen. ‘Mediahuis Nederland legt alle verantwoordelijkheid bij ons neer, maar ook de bevoegdheden. En dat is heel fijn. Als ik bepaalde dingen wil doorvoeren, maak ik een verbetervoorstel op een A4: dit gaan we doen, dit levert het op aan tevredenheid en dit is het financiële aspect. Ik merk dat ik op de voorstellen die ik doe bijna altijd akkoord krijg van Erik. Onze relatie is informeel en vriendelijk. We spreken elkaar dagelijks wel ergens over, wekelijks is er een vaste meeting en we komen elkaar ook tegen in verschillende projectteams.’

Desgevraagd laat ook Erik weten de inzet van Jos en haar team te kunnen waarderen. ‘Er is hier echt sprake van partnership. Eerst die basis op orde, vervolgens samen excelleren naar the next level. Maar vanzelf gaat het niet. Om progressie te krijgen in die samenwerking is het ook hard werken.’

Twee keer per jaar is er een strategisch overleg waarin de langere termijn doelen van Mediahuis Nederland besproken worden en er gebrainstormd wordt hoe facilitaire oplossingen kunnen bijdragen aan de strategie. Vitaliteit van medewerkers, binden en behouden van medewerkers in deze krappe arbeidsmarkt en de combinatie van thuiswerken en hybride werken op kantoor zijn op dit moment belangrijke onderwerpen. ‘Het kantoor wordt steeds meer een ontmoetingsplek voor collega’s en daar kunnen wij de juiste inrichting, sfeer, faciliteiten en dienstverlening voor organiseren’, aldus Jos. 

Brede scope aan dienstverlening

Ze is het gewend, met inmiddels zes dienstjaren als klantmanager bij Facilicom. Mediahuis Nederland is haar vierde opdrachtgever. Eén waar zij zelf ook op haar plek zit. ‘Dit geeft heel veel energie. Wat er leuk aan is? Door de brede scope in dienstverlening is elke dag anders. Ik kan ‘s morgens bezig zijn met een waterleiding die niet goed is aangesloten, een uur later buig ik me over het broodjesassortiment en ‘s middags heb ik een call over nieuwe toegangspassen. Het is ook een leuk team om mee samen te werken. Iedereen neemt hier zijn eigen verantwoordelijkheid. Ik ben geen micromanager. Ik vind: als je verantwoordelijkheid aan iemand geeft moet je ook bevoegdheden toekennen. Dat vertrouwen krijg ik ook zelf, niet alleen van Erik maar ook van het management van Facilicom Solutions. Ik heb mijn eigen winkeltje, op tien minuten fietsen van huis.’