Een pand opnieuw inrichten - hoe moeilijk kan het zijn? In het geval van het RSD in Zeist best nog een flinke opgave. Namens de Regionale Dienst en Werk en Inkomen regelt de RSD de uitvoering van de Participatiewet, de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening en de bijbehorende wetgeving. Het sober ingerichte pand was aan een upgrade toe, zeker. Maar uitdagingen zijn er ook. Medewerkers staan niet te springen. Ook omdat na de herinrichting wordt verwacht dat ze ‘activiteitgericht’ gaan werken, op wisselende werkplekken. En hoe is straks de veiligheid van medewerkers gewaarborgd op de plekken waar ook klanten welkom zijn?
Die vragen zijn reden om niet alleen een kantoorinrichter aan het werk te zetten. Facilicom Solutions zet met Ilona Holtland een ervaren project- en implementatiemanager op het project neer. Zij trekt snel haar conclusies. ‘Sinds jaar en dag wordt er op een bepaalde manier gewerkt binnen de organisatie. De inrichting is sober en per afdeling of team ingericht. Medewerkers opereren in vaste groepen, er is weinig kruisbestuiving. Na corona heeft de RSD hybride werken geïntroduceerd. Met bestaand meubilair is een tussenoplossing gecreëerd, als opmaat richting het hybride werken. Maar er zijn nog veel vaste bureaus en vaste kasten. Medewerkers vinden het erg lastig om afscheid te nemen van bestaande patronen en een manier van werken.’
Interviews door de gehele organisatie
In het vooronderzoek brengt Ilona eerst de haalbaarheid in kaart. Sluiten de geplande inrichting en het nieuwe werkplekconcept wel aan bij de visie en de ambities van de organisatie? Interviews dwars door het personeelsbestand van het RSD brengen daar meer duidelijkheid in. Niet alleen het bestuur en het managementteam worden uitgenodigd hun zegje te doen, ook alle andere sleutelfiguren binnen de organisatie. Die gedegen voorbereiding leidt tot een projectdocument en een plan van aanpak. Als ook randvoorwaarden en risico’s in beeld zijn, is er groen licht om aan te besteden.
Hoe omgaan met veiligheid in klantomgeving?
Zo’n risico is bijvoorbeeld de veiligheid in de klantomgeving, op de begane grond. Die is nu ‘hufterproof’ ingericht. Er zijn vaste veiligheidsrichtlijnen, tijdens openingstijden loopt een beveiliger rond. Ilona: ‘Er is veel angst en weerstand bij de medewerkers tegen veranderingen in aanpak of inrichting. Natuurlijk is een gevoel van veiligheid altijd heel persoonlijk en subjectief. Om hier optimaal op in te spelen, hebben we veel aandacht besteed aan de menselijke factor en de behoeften van medewerkers en klanten getoetst tijdens het proces. Samen met medewerkers, klanten en experts is vervolgens gezocht naar de ideale balans tussen veiligheid en laagdrempeligheid. Op basis hiervan ontstaan een visie en beleid die toekomstgericht en duurzaam zijn.’
Medewerkers betrekken bij veranderproces
Resumerend is het ‘geschuif met de meubels’ bij het RSD maar een beperkt onderdeel van het project. Veel belangrijker is het gebleken om medewerkers door de hele organisatie heen te betrekken bij het veranderproces. Daarmee heeft de inzet van een implementatiemanager het echte verschil gemaakt. ‘Eén van de belangrijkste aspecten van verandering is de juiste communicatie en de mate van betrokkenheid op het juiste moment, zonder de eigen visie en richting te verliezen. Door inzicht te krijgen in de intermenselijke processen, hebben we de aanpak en implementatie optimaal op elkaar afgestemd. Mensen zijn effectief begeleid door het veranderproces. Juist door medewerkers actief te betrekken en goed naar hun bezwaren te luisteren, hebben we ervoor gezorgd dat iedereen zich gehoord en begrepen voelde. Dit heeft heel veel invloed gehad op het uiteindelijke succes.’
