Bedrijven en organisaties staan voor grote huisvestingsvraagstukken. Duurzaamheidseisen, hybride werken, innovatieve kantoorconcepten en stijgende kosten dwingen hen om slimmer, flexibeler en toekomstbestendiger om te gaan met hun gebouwen. Dat vraagt om doordachte keuzes: herinrichten, renoveren, verduurzamen of samen huisvesten. Juist in die complexiteit maken expertise en ervaring het verschil. Met de combinatie van huisvestingsmanagement, projectmanagement en advies helpt Facilicom Solutions organisaties om hun huisvesting toekomstklaar en optimaal inzetbaar te maken. Zoals B30, het Haagse kenniscentrum van de overheid waar twee nieuwe organisaties moesten inhuizen.
B30 staat voor Bezuidenhoutseweg 30, een Rijksmonument van meer dan een eeuw oud. Tot 2013 was het kantoor van het ministerie van Economische Zaken. In 2014 sloot het Rijksvastgoedbedrijf een DBFMO-contract voor 30 jaar met Facilicom Solutions. Na een grootscheepse transformatie onder regie van Facilicom Solutions veranderde de functie naar die van ‘denktank’ voor de overheid. De 450 werkplekken zijn in gebruik bij verschillende overheidsorganisaties. Daar kwamen er dit jaar twee bij: de Wetenschappelijke Klimaatraad (WKR) en de Rijksinspectie Digitale Infrastructuur (RDI).
‘Mwah, een klein project’
‘In eerste instantie dachten we: mwah, een klein project’, zegt Wendy Bojanovic-van de Plasse, integraal projectmanager bij facilitair dienstverlener FMHaaglanden. ‘Dat konden we zelf wel met de normale bezetting doen. Maar al gauw bleek het wel een groot project te gaan worden. Het bestaande PPS-team van Facilicom Solutions is alleen verantwoordelijk voor het facilitaire stuk. Zij pakken bijvoorbeeld niet de afstemming van de ICT op met de nieuwe gebruikers. Daarom was het wel heel fijn dat er met Linda Quist extra projectcapaciteit beschikbaar was bij Facilicom Solutions.’
Schuiven met werkplekken
Er moest namelijk nogal wat worden geschoven met werkplekken om er 50 extra te kunnen huisvesten. Wendy: ‘Op papier was er frictieruimte in het pand, leegstaande ruimte. In de praktijk was die ruimte gewoon al in gebruik genomen. Het hele pand moest heringedeeld worden. En omdat het een monumentaal pand is, mochten we qua indeling weinig veranderen. Een muurtje ergens uit om nieuwe werkplekken te creëren was geen optie.’
‘Enorme puzzel om iedereen een plek te geven’
De ervaring van projectmanager Linda bij verbouwingen van kantoorruimte kwam daarom goed van pas. ‘Er zijn vanuit de overheid allerlei normen, regels en richtlijnen waaraan een werkomgeving moet voldoen’, zegt zij. ‘Zoals een vastgestelde verhouding tussen het aantal medewerkers en het aantal zit-sta-bureaus, het aantal lockers en de hoeveelheid kastruimte. Het was een enorme puzzel om iedere gebruiker op de juiste manier een plek te geven. En om die werkplekken in te passen in het bestaande verhaal.’ Ook diverse maatwerkmeubels kregen een andere plek, de beplanting werd opnieuw ingedeeld en de bewegwijzering moest worden aangepast.
‘Weinig omkijken ernaar gehad’
Het leggen van de puzzel is Linda goed afgegaan in samenwerking met de gebruikers, constateert opdrachtgeefster Wendy. ‘We zijn gestart met een klankbordgroep van gebruikers die mee konden denken over het vlekkenplan. Later zijn verhuiscoördinatoren Linda’s contactpersonen geworden voor de praktische zaken. Op een paar kleine opleverpuntjes na is het achteraf heel makkelijk gegaan. Vanuit de organisatie hebben we er weinig omkijken naar gehad. Veel is vanuit Facilicom Solutions opgepakt. Linda is een aanpakker. Iemand die weet hoe het werkt. En die mij ook heeft ontzorgd. De meeste contacten over praktische zaken liepen tussen Linda en de verhuiscoördinatoren. Ze gaf heel proactief aan als dingen toch niet zouden kunnen en waar mogelijk problemen zouden kunnen opleveren.’
‘Verhuizing ging aan hen voorbij’
‘Het projectteam heeft de bevestiging gekregen dat de gebruikers heel tevreden zijn’, zegt Linda. Ik kreeg zelfs een mailtje: ik heb helemaal niks gemerkt van een verhuizing! Bij de organisaties in B30 is het belangrijk dat de werkomgeving een geconcentreerde manier van werken faciliteert. Dan is het fijn als zij opmerken dat de hele verhuizing eigenlijk aan hen voorbij is gegaan.’
