Integraal facility management (IFM) is voor Facilicom Solutions geen uitzondering. Anders wordt het als de aanbestedende partij provincie Noord-Holland heet. Niet alleen vanwege het grote aantal locaties dat onder het nieuwe, tienjarige contract valt - variërend van kantoren en een museum tot bruggen en sluizen. Zo stelt de provincie hoge eisen aan duurzaamheid en wil Noord-Holland toekomstgericht opereren. En er ligt de vraag op tafel om ‘ondernemend samen te werken’ met de partner voor hard services. Facilicom Solutions is er vanaf 1 maart 2025 verantwoordelijk voor catering, schoonmaak, warme dranken, beveiliging, receptie en de facilitaire servicedesk. Grotendeels met eigen merken, maar wel binnen één integraal concept. 

Tien jaar is een lange periode om een IFM-contract aan te gaan erkent Yvon Olof, bij provincie Noord-Holland als plaatsvervangend sectormanager en contractmanager betrokken bij de aanbesteding. ‘Het is een bewuste keuze voor een goede samenwerkingsrelatie. Ook omdat er in tien jaar ongelooflijk veel gebeurt. Daarom wilden we het nieuwe contract zo toekomstgericht mogelijk insteken. Warme dranken bijvoorbeeld was een apart contract. Met de huidige krapte op de arbeidsmarkt is er moeilijk aan mensen te komen. Met een IFM-contract laten we liever de contractpartner daar invulling aan geven. Duurzaamheid is weer een ander voorbeeld. En ook op het gebied van catering gebeurt veel. Niet alles kan en mag daarom in het contract in beton gegoten zijn: flexibiliteit over de gehele breedte van de dienstverlening.’ 

Inschrijving Facilicom Solutions als beste beoordeeld
Noord-Holland heeft haar hoge ambities vertaald in het programma van eisen en in gunningscriteria, waarin de provincie Inschrijvers uitdaagt zich van elkaar te onderscheiden. De inschrijving van Facilicom Solutions werd als beste beoordeeld. Het gunningscriterium ‘Ondernemend Samenwerken’ werd beoordeeld door middel van een assessment. Onafhankelijke assessoren vergeleken bepaalde competenties tijdens een casuïstiek.

Contract sluiten voor Ondernemend Samenwerken
Uniek is dat hard service partner Spie en Facilicom Solutions niet alleen een standaardcontract sluiten, maar ook een contract om Ondernemend Samenwerken in de praktijk te brengen. Yvon: ‘Bedoeld om vanuit een gezamenlijk belang samen te werken als provincie, Spie en Facilicom Solutions. Waarin we elkaar versterken vanuit de verschillende bedrijfsbelangen en elkaar scherp houden.’ 

68 locaties
Er is nóg een gunningscriterium om hoog op te scoren: de implementatie van het nieuwe IFM-contract. Een monsterklus, zegt Martijn Harleman, namens Facilicom Solutions Solutions verantwoordelijk. ‘In totaal gaat het om 68 locaties, waaronder 6 kantoorlocaties, een museum, 2 projectlocaties, 13 buitenlocaties en 46 brug- en sluislocaties. Er is een grote spreiding van alle locaties door heel Noord-Holland, met de bijbehorende logistieke uitdagingen.’

Als facilitator beide talen spreken
Aan ervaring ontbreekt het Martijn niet, maar ‘dit is wel het grootste project dat ik ooit binnen Facilicom Solutions heb gedaan’. ‘Ja, elk van de eigen merken heeft zelf implementatiemanagers in huis. Maar mijn meerwaarde is dat de divisies zich nu kunnen focussen op de operationele organisatie. Wij focussen op alles wat erbij hoort: het aansturen van de projectorganisatie aan onze kant en die van de provincie. Als facilitator spreek je beide talen.’ 
 

Initiatieven ontwikkelen om samen te werken
En inmiddels ook die van Spie, de kant van de hard services. Martijn: ‘Wat je vaak tegenkomt bij projecten is dat wij graag iets willen, maar een hard services partner zegt: ja, maar dat zit niet in onze scope. Of andersom. In verkennende gesprekken hebben we het er al over gehad, hoe we dit voorkomen en initiatieven kunnen ontwikkelen om samen te werken. Nu staat die verplichting op papier. Want zonder contract gebeurt het niet.’
 

Grootkeuken vervangen
Een eerste mooie opdracht om samen te werken is het vervangen van de grootkeukens op de kantoorlocaties van de provincie. ‘Dat raakt zowel Spie als Facilicom Solutions’, zegt Yvon. ‘Spie gaat het om de hardware, de technische installatie en hoe ze die goed en duurzaam kunnen beheren en onderhouden. Maar welke apparatuur hoort nou bij het cateringconcept dat Facilicom Solutions wil gaan voeren? En niet alleen nu, maar ook in de toekomst. In een cross-functioneel team met een vertegenwoordiger van Spie, Facilicom Solutions en de provincie werken we dit uit tot een voorstel, bestaande uit een plan van aanpak en een bijbehorende meerjarenbegroting voor de benodigde investeringen.’

‘Dedicated implementatiemanager werkte goed’
Voor een grootschalig contract liep de implementatie op rolletjes, concludeert zij. ‘Wat voor ons heel goed werkte, was dat Martijn als dedicated implementatiemanager verantwoordelijk was voor het gehele traject. En dat hij permanent bij ons op locatie aanwezig was. Het is fijn om tegenover elkaar te zitten en snel te kunnen schakelen. Achteraf heb ik het als een heel intensieve periode ervaren, waarin we heel goed hebben samengewerkt. Lijnen waren kort. Martijn heeft een goede overlegstructuur gecreëerd, met stuurgroepen, een kernteam en een centraal informatiepunt op SharePoint. Ontzettend knap hoe hij veel ballen tegelijk in de lucht weet te houden. Hij blijft super gestructureerd. Ik heb Martijn ervaren als een onafhankelijke implementatiemanager. Hij is van Facilicom Solutions, maar hij is zowel kritisch naar ons geweest als naar zijn eigen organisatie.’