Inkoopwerkzaamheden structureren en meer efficiency creëren in het inkoopproces is voor projectmanager Esmée de Haas bekend terrein. In dit geval gaat het om een bekende opdrachtgever: Facilicom Solutions zélf, de divisie Integrated Facility Management (IFM). Door personele veranderingen op de Procurement-afdeling bleven veel werkzaamheden liggen. Aan Esmée niet alleen de vraag operationele taken op te pakken, maar ook strategische: het verder professionaliseren van de afdeling en het optimaliseren van het contract- en leveranciersmanagement.
Integrated Facility Management (IFM) is een totaaloplossing waarbij alle facilitaire diensten, zoals schoonmaak, catering, beveiliging en technisch onderhoud, worden samengebracht onder één regie. Dit biedt organisaties één aanspreekpunt voor al hun facilitaire behoeften, wat de coördinatie vereenvoudigt en de efficiëntie verhoogt. Integratie van diensten maximaliseert de operationele output, terwijl kosten worden beheerst en kwaliteit gewaarborgd blijft. IFM is daarmee een strategische aanpak voor optimaal facilitair management.
Met IFM bedient Facilicom Solutions gerenommeerde klanten zoals Jacobs Douwe Egberts, ABN AMRO, KLM, Essent, ABB en Organon. Binnen IFM speelt Procurement een cruciale rol, omdat de afdeling verantwoordelijk is voor het inkopen van grote contracten voor klanten. ‘Een efficiënte en goed georganiseerde inkoopafdeling heeft een directe en significante invloed op de kwaliteit van de facilitaire dienstverlening aan klanten. Door veranderingen in de personele bezetting bleven echter veel taken liggen, wat mij de kans bood om processen te optimaliseren en verbeteringen door te voeren’, aldus Esmée.
Afdeling Procurement verder professionaliseren
Deels zijn het dagelijkse werkzaamheden die zij oppakt: de inkoopmailbox beheren, vragen beantwoorden en interne processen opzetten. Daarnaast zet Esmée stappen om de afdeling Procurement verder te professionaliseren. Onder meer door de opzet en inrichting van een volledige SharePoint-omgeving. ‘Met SharePoint wordt contractinformatie delen, beheren en monitoren eenvoudiger en efficiënter, wat leidt tot betere samenwerking en betere borging van afspraken.’
Contractmanagement onder de loep
Ook het contractmanagement wordt onder de loep gelegd. Met de 18 grootste leveranciers van Facilicom Solutions sluit Esmée nieuwe raamovereenkomsten af. Het resultaat: betere contractvoorwaarden, meer transparantie en optimale kostenbeheersing. Contractafspraken worden opgeslagen in SharePoint en zijn daarmee voor iedereen inzichtelijk. ‘Door de mogelijkheid om SharePoint te koppelen aan Power BI kan scherper worden gecontracteerd en worden kosten transparanter.’
Beter sturen op resultaten
De klantmanagers hebben door middel van de SharePoint-omgeving realtime inzicht in de daadwerkelijke contractafspraken. Dit stelt hen in staat om effectiever te sturen op resultaten. Wanneer een contract bijvoorbeeld verloopt, ontvangt de contractmanager een automatische herinnering. Hierdoor kan een manager de huidige contractafspraken tijdig vergelijken met alle beschikbare informatie van klanten en leveranciers.
Daarnaast worden trends en afwijkingen in contractprestaties sneller gesignaleerd, wat bijdraagt aan een proactievere aanpak. Dit resulteert niet alleen in betere contractvoorwaarden, maar ook in een verbeterde kostenbeheersing en een aanzienlijke tijdsbesparing. De inzichten vanuit de SharePoint-omgeving stroomlijnen de samenwerking tussen klantmanagers en contractmanagers, met als gevolg hogere klanttevredenheid en efficiëntere processen.
Leveranciersbeoordelingen
Bij Facilicom Solutions zijn nu alle 21 grootste raamovereenkomsten volledig gedigitaliseerd en inzichtelijk, wat een directe verbetering is ten opzichte van de eerdere papieren archivering. De professionalisering van Procurement omvatte ook het verbeteren van leveranciersbeoordelingen. Dankzij nieuwe structuren en processen is er nu optimaal inzicht in leveranciersprestaties. Klantmanagers kunnen eenvoudig leveranciers vergelijken en weloverwogen keuzes maken op basis van prestaties.
Strategisch voordeel van goed contractmanagement
‘Een onoverzichtelijk contract- en leveranciersmanagement is een veelvoorkomend probleem bij bedrijven’, zegt Esmée. ‘Als er moet worden teruggekeken naar gemaakte afspraken is het vaak al de vraag waar het contract is. En of het ondertussen niet is verlopen. Met SharePoint kun je nu contracten centraal opslaan en tijdig signalen ontvangen wanneer verlengingen nodig zijn. Het inrichten van deze omgeving vraagt aanvankelijk tijd en discipline. Maar het levert structurele voordelen op, zoals tijdsbesparing, transparantie en betere samenwerking.’
Voordeel op korte én lange termijn
De uitval van twee collega’s betekende dat Esmée voor langere tijd verantwoordelijk was voor de inkoopafdeling. Dit bracht uitdagingen met zich mee, maar gaf ook ruimte om oplossingsgericht structurele verbeteringen door te voeren. ‘Mijn ervaring met procesoptimalisatie en leveranciersmanagement heeft niet alleen operationele processen verbeterd, maar ook strategische waarde toegevoegd. Op korte maar ook zeker langere termijn heeft Integrated Facility Management zeker voordeel van mijn inzet als projectmanager.’