Het Luxor Theater in Rotterdam is regelmatig het decor voor bekende artiesten. De afgelopen maanden waren er ook ‘hoofdrollen’ achter de schermen. Twee experts van Facilicom Solutions sprongen bij toen er op facilitair gebied ineens een gat viel. Eerst Evie Tieleman, daarna Sven de Kroon. Manager operations Egbert Mellema was blij met hun inzet. ‘Er had in die tijd niet nóg meer op mijn bordje terecht moeten komen.’
Dat het op facilitair gebied in de twee theaters - het oude en het nieuwe - lang goed gaat, is de verdienste van een technisch gebouwbeheerder met een lange staat van dienst. Sven: ‘Deze medewerker had het jaren gedaan. Hij was een man van de praktijk, die zaken nog niet gedigitaliseerd had. Ook is veel informatie verloren gegaan, omdat de onderhoudsplanning en de bijbehorende contracten niet actueel waren.’ Zijn opvolger werkt er maar kort. ‘En toen had ik iemand nodig die de twee theaters kon gaan beheren’, kijkt Egbert terug.
Ook hij is op dat moment redelijk nieuw in de organisatie, al is hij wel afkomstig uit de theaterwereld. Als hoofd operations is hij verantwoordelijk voor gebouwbeheer, facilitaire zaken, ICT en theatertechniek. ‘Ik heb twee facilitaire detacheerders aangeschreven. Facilicom Solutions was er één van. Wat ik toen nog niet wist, was dat Facilicom al lang een partner van Luxor was. Senior projectmanager Maarten van der Drift heeft in het verleden al veel onderzocht. Hij had een onderhoudsplanning achtergelaten met informatie over de contractpartners.’
Contractbeheer op poten zetten
Veel meer dan namen van leveranciers, hun contactpersonen en activiteiten omvat de onderhoudsplanning echter niet. Te weinig voor actie op de werkvloer. Evie Tieleman kan namens Facilicom Solutions direct aan de slag om het contractbeheer op poten te zetten. ‘Evie was degene die ik nodig had’, zegt Egbert. ‘Zij is in de systemen en in de documentatie gedoken en heeft alle contracten gelezen. Dan kwam ze weer mijn kantoor binnen: wat ik nu weer ben tegengekomen! Veel onderhoudswerkzaamheden bleken dubbel vermeld te staan in de onderhoudscontracten. Maar in de uitvoering werd het niet gedaan. Evie heeft het contractbeheer vanaf nul opgezet. Dat was in het verleden nog nooit gebeurd. Ze heeft er heel veel rommel uitgehaald. Er is nu een duidelijke mappenstructuur, zodat je per onderdeel alle documenten in een map hebt zitten.’
‘Evie weer gebeld om advies’
Bij haar vertrek is er ruim baan voor een opvolger. Maar ook deze keer heeft het Luxor weinig geluk. Al snel wordt afscheid genomen van de nieuwe medewerker. En heeft Egbert Mellema nog steeds geen gebouwbeheerder. ‘Iemand móest nu echt dingen gaan doen. Ik heb daarom Evie weer gebeld en om advies gevraagd. Zij had al een andere opdracht lopen, maar had een paar dagen over. Ze is meteen gekomen om zaken op te pakken en mij te ondersteunen. Er had in die tijd niet nóg meer op mijn bordje terecht moeten komen.’
Extra taken
Collega-projectmanager Sven is wel beschikbaar als stand-in, verantwoordelijk voor het invullen van de rol van technisch gebouwbeheerder in de twee theaters. Naast zorgen dat installaties up-to-date en gekeurd zijn, neemt hij net als Evie planning en contractbeheer voor zijn rekening. Ook krijgt Sven de kans zich vast te bijten in een mooi project: het vervangen van alle parketvloeren in de foyers. Een traject waarvoor al een aanbesteding is uitgezet en waarvoor hij meerdere gesprekken met partijen uit de markt heeft gevoerd.
Facilitaire afdeling structureren
Sven: ‘Dat zijn van die projecten die uit de onderhoudsplanning komen. Ga maar offertes opvragen en de juiste partijen selecteren, was de boodschap van Egbert.’ Een ander resultaat is de herstructurering van de facilitaire afdeling. Egbert: ‘Het fijne van Evie en Sven is dat zij beiden extern zijn. Zij kunnen onafhankelijk beoordelen hoe het interne facilitaire proces moet verlopen. Facilicom Solutions heeft met alle facilitaire medewerkers een sessie georganiseerd: wat is volgens jou nou jouw verantwoordelijkheid?’
Ervaringen met Facilicom Solutions heel positief
Had hij meteen vertrouwen in de kwaliteit van de twee interimmers op een cruciale plek in de facilitaire organisatie? ‘Als iemand in een gesprek met en leverancier de juiste toon aanslaat, of in een mail naar een leverancier de juiste vragen stelt, dan weet ik al genoeg. Weet je, ik houd eigenlijk helemaal niet van die bureaus zoals Facilicom Solutions. Ik dacht altijd dat ze te duur waren. Te bureaucratisch. Maar ik moet zeggen, de ervaringen met Facilicom Solutions zijn heel positief. Ze pakken heel snel door. Ze regelen het voor je. Dat heb ik als heel prettig ervaren.’ (Lachend) ‘Als ik morgen weer te veel op mijn bord je heb, bel ik ze meteen weer!’