Als in de gemeente Roosendaal ineens twee facilitaire medewerkers wegvallen, is het alle hens aan dek. Vervanging is snel genoeg geregeld. Manouk Rutten van Facilicom Solutions gaat als projectmanager meewerkend teamleider Mariët de Jong ondersteunen. Dat beiden een jaar later nog altijd op hun post zitten, bewijst dat er meer werk aan de winkel is dan alleen vervanging. ‘Ik zocht een frisse, sprankelende, energieke persoonlijkheid die er een frisse wind door het facilitaire team kon laten waaien.’
De eerste weken zijn, op z’n zachtst gezegd, nogal hectisch weet Mariët. Als zij in februari 2024 begint, is het contractmanagement niet op orde. ‘Twee medewerkers zaten tegelijkertijd ziek thuis. Ik had geen idee van de systemen in de gemeente of hoe we er financieel voor stonden. Er was wel een teamleider, maar die had drie banen tegelijk. In de praktijk was er geen leidinggevende geweest. De gemeente werkt autonoom, maar in deze groep vond men het moeilijk om elkaar aan te spreken. Iemand moest allereerst het contractmanagement op orde brengen. Wat hadden we voor contracten? Wat loopt er af? En wat stáát er in de contracten?’
Negativiteit in het team
In een grote gemeente als Roosendaal is facilitair management niet de minst belangrijke afdeling. Van de 550 medewerkers die de gemeente telt, werken er op een gemiddelde dag zo’n 400 in het stadskantoor aan het Stadserf 1. In het brede takenpakket van de afdeling - ‘tot aan de printers toe’ - ligt het accent op schoonmaak, catering en beveiliging. Door haar goede ervaringen uit het verleden komt Facilicom Solutions bij Mariët in beeld voor assistentie op projectmanagement.
‘Sprankelende, energieke persoonlijkheid’
‘Ik heb Manouk aangenomen voor het contractmanagement. En ik heb goed gekeken naar wat het facilitaire team nodig heeft. Er was negativiteit, gemopper. Daarom zocht ik een sprankelende, energieke persoonlijkheid die er een frisse wind doorheen kon laten waaien. Manouk is zo iemand. Zij is iemand met pit die de boel hier kan opschudden. En tegelijkertijd is ze heel mensgericht. Die match was hartstikke goed.’
‘We wisten inderdaad niet wat we aan contracten hadden’, beaamt Manouk. ‘En óf we wel een contract hadden. Ik ben in het contractmanagement gedoken en heb het leveranciersmanagement opgepakt. Waar liggen de behoeften aan beide kanten? Welke lijntjes lopen er? Zijn er SLA’s?’
Contract verlengd
Ruim een jaar na hun komst is de rust weergekeerd op de afdeling. Maar is het werk nog lang niet gedaan. ‘Mijn contract is verlengd tot augustus’, zegt Manouk. Haar to-do-lijst mag er zijn. ‘Ik ga een pand leeghalen waar we volgende maand uit moeten. Ik ben bezig met de implementering van TOPdesk, het facilitair ticketsysteem dat Roosendaal heeft maar dat nog niet is ingericht. Ik doe de verhuizing en de inrichting van de trouwzaal. Ik ben met het camerabeleid van de gemeente bezig. Ga nieuwe contracten opstellen. Een thuiswerkplekbeleid opstellen en implementeren. Nieuw meubilair aanschaffen. Beeldschermbrillen bestellen. Heel veel eigenlijk.’
Op beleid acteren
Waar haar aandeel tot voor kort vooral operationeel was verschuiven de werkzaamheden, zegt teamleider Mariët. ‘In het begin was het nog heel erg zoeken voor Manouk: hoe werkt het in een gemeente? Dit is een heel andere organisatie dan een bedrijf. Lijnen lopen compleet anders. Iedereen wil altijd wel ergens iets over zeggen. Met mijn ervaring heb ik Manouk kunnen helpen. Ze pikt dingen snel op. Manouk is heel actiegericht. En ze wil er nog graag meer bij hebben. Ga maar een stukje op beleid acteren, heb ik gezegd. Dan pak je een paar dingen van mij op die ik niet per se hoef te doen, zoals het camerabeleid en het thuiswerkplekbeleid. Ik heb haar ook budgetbeheerder gemaakt, ze mag nu facturen goedkeuren. Ga het maar gewoon doen, heb ik tegen Manouk gezegd. Ze heeft aan een paar woorden genoeg.’
