Als Carlijn van der Linden vanuit de corporate sector overstapt naar de ouderenzorg bij Amaris, kunnen er op facilitair en inkoopgebied nog stappen worden gezet. Het ontbreekt haar als manager facilitair, inkoop, vastgoed en voeding aan de tijd om facilitaire organisatie te optimaliseren. Met Julia Klapwijk van Facilicom Solutions komt er ruimte in de agenda. ‘Het was heel fijn dat Julia zowel ervaring heeft op facilitair gebied als qua inkoop. Vooral het sparren met haar heb ik gemist.’

Kansen om de structuur binnen de facilitaire organisatie op orde te krijgen waren er voldoende. Carlijn: ‘Een voorbeeld: we konden nog een stap zetten naar leveranciersmanagement. We hebben hier meerdere schoonmaakbedrijven waarmee allemaal andere afspraken zijn gemaakt. Dat kon in de praktijk efficiënter en duidelijker. Niet met alle partijen waren er contracten. Als die er wel waren, ontbraken er weleens kwaliteitsafspraken. Ook stond er niet altijd een communicatiematrix tegenover: wanneer en met wie is er strategisch overleg, wat is de rol van de contractbeheerder? Terwijl je dat gewoon kunt standaardiseren. Waarom doen we de dingen die we doen? Ik wilde van reactief beleid naar proactief.’

Tijd was de ontbrekende factor. ‘Ik ben eindverantwoordelijk voor inkoop, facilitair, vastgoed en voeding. Dat is een heel breed pakket. Ik zit in een spagaat om de operatie te professionaliseren versus het meewerken in de strategie.’ De beslissing valt om externe hulp in te schakelen. Waarom van Facilicom Solutions? ‘Ik wilde expertise op het gebied van facilitair en van inkoop. Dat is een combinatie die je niet overal vindt, maar wel bij Facilicom Solutions.’
 

Als de koffie maar goed is
Het is Julia al snel duidelijk dat werken in de zorg een andere dynamiek met zich meebrengt. ‘In een kantoorpand is het zwart-wit gezegd al gauw goed als het er schoon is en de koffie goed is. In een zorgomgeving heeft facilitair een veel grotere invloed op het welzijn van cliënten en bewoners. Zorgmanagers zijn belangrijke sparringpartners. Op een aantal vlakken zijn zij verantwoordelijk voor de facilitaire budgetten van hun locaties. Met name het op orde brengen van de basis stond op de agenda: standaarden ontwikkelen en implementeren die aansluiten bij de strategische koers van Amaris. Iedereen deed zo goed mogelijk wat hij of zij moest doen. Maar medewerkers werden ook een beetje geleefd door de dagelijkse realiteit..’
 

Goede afspraken gemaakt
Ook komt de ruimte en de tijd om knelpunten op te pakken binnen het takenpakket van haar leidinggevende. Carlijn: ‘We hadden geen inkoopsysteem. Geen spend-analyse. We misten data.' Julia: ’En hoe stuur je daar dan op? Hoe zorg je dat zorgmedewerkers input kunnen leveren op het presteren van leveranciers? Dat kun je helemaal in methodieken en processen sturen. Ook daarover zijn goede afspraken gemaakt.’
 

Kennisniveau verhogen
De vraag vanuit Amaris is om ook het kennisniveau van de facilitaire afdeling te verhogen. Welke actuele ontwikkelingen spelen er? Bieden best practices misschien aanknopingspunten om het facilitaire niveau te verhogen? Carlijn: ‘Dan gaat het bijvoorbeeld om kennis over de verschillende regiemodellen die je kunt hanteren voor de facilitaire organisatie. Dat waren thema’s die hiervoor nooit speelden.’

Bj het afscheid van Julia ligt er adviesrapport met praktische aanbevelingen om de afdeling naar een hoger niveau te tillen. Er is een producten- en dienstencatalogus om het team selfsupporting te maken. Gezamenlijk met de inkopers is gewerkt aan een contract- en leveranciersmethodiek. En als facilitaire diensten moeten worden uitbesteed, kan het team terugvallen op een heldere uitbestedingsstrategie. 
 

Aangenaam verrast
Carlijn: ‘Er staat een mooie basis om verder te ontwikkelen. Julia heeft mij aangenaam verrast, ja. Ze durfde echt haar positie te pakken in het team, nam zelfverzekerd de lead om een workshop te leiden. Vooral het sparren met haar over het facilitaire werkveld vond ik fijn. Op een heel natuurlijke wijze vond ze haar weg binnen een zorgorganisatie, ze wist goed hoe het team moest benaderen. In het begin waren sommige medewerkers kritisch op de komst van Julia. Uiteindelijk zijn die medewerkers ambassadeurs geworden!’